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【原创】如何让管理减轻员工负担?

2017-06-24 17:56:34 3,675次阅读

 

白领小强最近很是苦恼,近几日他正出差忙于一个重要项目的合作洽谈,然而公司的管理人员一连好几个电话催他填报表格,一问又是月末例行要填的各项总结、计划、执行进度表。小强只好无奈的答应,等洽谈结束再加班填表,终于挂了电话,却一下子想不起来洽谈的思路了。

自从参加工作以来,小强不止一次陷入这样的烦恼,作为一位普通员工,他要填的表实在太多了。年末年初,要制定KPI指标,写年度报告;月末月初,要填月度报表;季度、月度、周度都要填报各项管理指标的执行进度表; 加上上级时不时要求填报某些其它信息的表格,小强简直被弄得七荤八素,苦不堪言。

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图片来自gov.cn,版权归原作者所有

烦恼之处在于,填这些表并不属于他的本职工作,它们或是作为考核的手段,或是为了便于公司的管理。然而太多的时间耽于此类琐碎事务,小强哪还能专注开展本职工作,实现领导交办的任务目标?小强觉得困惑:管理本该是管理部门的事,为什么要业务部门承担这么多琐碎的管理事务?

管理不是填表大赛,不应该给本就工作繁重的员工增添负担。如果管理给员工带来的是更多的表格,更多的工作量,更多的困扰,那么它不会受欢迎,企业也不可能达到想要的管理效果。

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图片来自58pic.com,版权归原作者所有

 

小强所在的企业,有着多种多样、五花八门的管理方式。如重点工作管理,绩效管理,计划和项目管理等等……它们就像大海航行中船舰的风帆与罗盘,都是为企业生产经营目标保驾护航。它们各自为政,自成体系,每一项管理有一套专属的表单,以及相应的数据信息库。那么,能不能使多种管理方式能够有效的相结合,共同开展实施呢?

通过PDCA任务管理系统,这样的愿望就能够实现。PDCA任务管理系统是提升企业战略分解与执行的互联网工具,旨在通过对不同来源的重点工作进行分解与落实,确保工作执行的落实、高效与质量。

 

其重要的理念是,将企业的战略目标和部署与各级领导干部、员工的愿景、理念和认识结合起来,统统层层分解,将企业目标、经营压力层层传递到每一个员工的思维和工作上。

假如,当一个企业的战略目标设定或重点工作安排后,没有后续的再次分解到个人,没有截止日期,没有督办考核,此项工作是无法落实下去的,执行力也是空谈,根本无法将个人的行动与公司的战略目标形成统一。

PDCA任务管理系统要做的,实际上就是将一个复杂的公司战略目标系统一层一层、一级一级的分层逐步细化为一个个工作任务单元,对每一个工作进行优化提升,这样我们将复杂的、庞大的、不知如何下手的大系统划分成了一个个独立的能预测、计划和控制的单元,从而也就达到了对整个战略目标和工作任务进行控制、优化提升,提高质量和效率的目的。

不仅如此,PDCA任务管理系统还像一把实用且具备多种功能的瑞士军刀,在这个系统中,多种管理方式能够智能地相结合,实现共同开展实施管理。

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图片为PDCA系统截图,来自天海互联网研究院

对于管理部门而言,在系统的横轴中可以找到负责的管理项,在系统的纵轴中可以找到系统的功能项。针对单一的管理项,可以发起管理任务、跟踪实施进度、查看统计分析图表、进行考核打分等。针对多个管理项,还能够有机结合,齐头并进,比如针对一项公司战略重点工作,可以设置相应的重点工作管理、绩效管理以及创新活动管理。针对指定一项工作,管理部门能够实时了解每一项工作的进度、权重、绩效结果等信息,绩效部门能够根据工作权重、工作量等,进行绩效考核,督办部门能够进行跟踪、督办、提醒。除此之外,各项管理之间还能相互调用管理信息,生成直观的统计图表和丰富的数据库,同时形成管理的大数据,有利于管理部门进行年度员工画像,根据员工画像反映的真实情况,调整管理策略和方法,实行有效的企业管理。

对于领导层而言,通过系统能够全面的了解战略部署的落实与执行,清晰的了解到每一项战略的落实情况;从而了解到各部门工作的完成进度和排序,进行有效指导和督促;能够了解到各部门的工作强度、工作饱和度与工作重要程度,有利于评估部门的工作;还能够了解到每一项重点工作最终的负责人员以及进展情况,通过对战略工作执行的了解和反馈,进行及时调整。

对于普通员工而言,能够在系统中看到全公司的任务树形图,清晰了解公司的战略部署,和从公司到部门的重点工作分解情况。能够承接上级交办的工作,进行对齐或继续分解。能够将自己的任务具化为todolist(待办事项列表),进行个人任务管理,通过对具体工作量化(截止时间、工作量、权重等)形成GTD管理(时间管理),不仅能够有效安排自己的工作,还能方便领导与管理部门了解工作进度、工作饱和度。能够将自己的工作页面给上级和同级进行展示(保密的除外),产生相互间的激励和比赛。员工只需在系统中专注于个人的任务管理,形成todolist,留下相应的工作过程痕迹,在任务结束前提交成果反馈即可。

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图片为PDCA系统截图,来自天海互联网研究院

这样一来,小强不必每月再填报各种执行进度表,领导和管理部门将在系统关注与了解工作的进展,如需统计与汇报,管理部门可以通过员工的过程管理自动调取进度信息。

通过PDCA任务管理系统,员工能够专注于自己的本职工作,通过系统进行有序的任务管理,管理部门能够有效跟进业务的开展,领导层能够全面了解战略的落实与执行,管理带来的不再是负担而是高效。

 

 

作者/ 李欣欣

编辑/ 覃海华

 

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